Czy pracodawca może monitorować służbowy komputer i komórkę

Temat ten wywołuje wiele kontrowersji. O aspektach prawnych tych spraw mówi Sylwia Puzynowska z Kancelarii Prawa Pracy.

Rafał Lysik
Jeśli pracodawca powierza nam służbowy sprzęt elektroniczny, taki jak komórkę czy laptop, to musi mieć on pewność, że będzie wykorzystywany on we właściwych celach. A takim przykładowym niewłaściwym użytkowaniem laptopa firmowego może być np. wyciek ważnych informacji do konkurencji z jego udziałem. Jednak pracodawca nie może dowolnie kontrolować sprzęt powierzony swojemu pracownikowi. Kwestię monitorowania regulują odpowiednie przepisy i pracodawca musi się do nich stosować. Chodzi m.in. o zapisy w Konstytucji, w prawie pracy, w prawie cywilnym, przepisy o ochronie danych osobowych. Każdy obywatel Polski ma prawo do prywatności i prawo to nie może być łamane. Dlatego jeśli pracodawca chce kontrolować poczynania pracownika, musi to robić w zgodzie z tymi prawami.

Jedno z takich praw mówi, że pracodawca może wykorzystać środki adekwatne do osiągnięcia zamierzonego celu. To zagadnienie definiuje zakres możliwych działań jakie może podjąć pracodawca, aby osiągnąć swój cel. Działania te muszą być takie, aby w minimalnym stopniu ograniczyć prywatność pracownika, a także jego prawo do korespondencji.

Jeśli pracodawca chce monitorować poczynania pracowników, to musi objąć tymi działaniami cały dział lub firmę, nigdy zaś pojedynczego pracownika. To byłaby dyskryminacja na tle całej załogi. Przepisy regulują również, jak pracodawca ma wprowadzić w życie monitoring działań pracowników. Pracownik musi być poinformowany przez pracodawcę o zakresie możliwego monitoringu. Najlepiej gdyby była to forma pisemna. Pracodawca musi poinformować pracownika o jego możliwym monitoringu przed wprowadzeniem działań monitorujących. W zakładzie pracy regulacje dotyczące kwestii monitoringu działań pracowników powinny być łatwo dostępne. Wymaga się, aby zasady kontrolowania pracowników były jasne i klarowne. Jest jeszcze jeden wymóg dla pracodawcy, a mianowicie musi on uzasadnić potrzebę kontrolowania pracowników. Może to uzasadnić w różny sposób, jednak takie uzasadnienie musi być pracownikowi przekazane.

Pracodawca kontrolując działania pracowników, może zbierać dane osobowe pracowników. Kwestie przetwarzania danych osobowych wyraźnie reguluje ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r.  Dlatego lepiej jest dla pracodawcy, aby miał pisemną zgodę pracownika na przetwarzanie takich danych. Pracownik powinien wyrazić zgodę na konkretne działania pracodawcy, np. przeglądanie zawartości jego służbowej skrzynki pocztowej czy nagrywanie lub podsłuchiwanie rozmów komórką służbową.

Po zapoznaniu się z regulaminem pracy, w szczególności z punktami dotyczącymi monitorowania działań pracownika, powinien on złożyć pisemne oświadczenie że zapoznał się z regulaminem pracy, został poinformowany o możliwych działaniach ze strony pracodawcy które mogą kontrolować jego pracę oraz jest świadomy konsekwencji naruszeń w tym obszarze. Możliwe konsekwencje powinny być wpisane w regulamin pracy. Powinny być to środki dyscyplinarne, które może zastosować pracodawca jeśli pracownik naruszy postanowienia regulaminu pracy odnośnie jego działań w pracy. W przypadku ewidentnego i regularnego łamania warunków świadczenia pracy przez pracownika, może on nawet stracić pracę, jeśli szef doszuka się w jego działaniach (np. w służbowej skrzynce pocztowej) złamania zasad pracy.

Takim złamaniem zasad ze strony pracownika może być granie w gry komputerowe w czasie pracy, o ile praca pracownika nie polega na graniu. Tak samo może być jeśli pracownik przegląda w czasie pracy strony internetowe niezwiązane z jego zakresem obowiązków. Powyższe dotyczy sytuacji, gdy pracownik często i poświęcając wiele czasu wykonuje czynności które nie są ujęte w jego zakresie obowiązków. Taki jest wyrok Sądu Najwyższego z 28 czerwca 2012 r. sygnatura akt II PK 285/11. Według sądu, czym więcej takich przypadków gdy pracownik niewłaściwie wykorzystuje czas w pracy, tym bardziej można powiedzieć, że pracownik ma negatywny stosunek do pracy.

Na koniec ważna rzecz. Pracodawca musi również czuwać, aby kontrola nad pracownikami była przeprowadzana we właściwym zakresie i z należytą starannością o prywatność pracowników.

Pracodawca może umieścić zapisy o działaniach monitorujących pracowników w odrębnym regulaminie, np. w regulaminie korzystania z komputerów i z poczty e-mail. Często pracownik dostaje do podpisu oświadczenia podczas podpisywania umowy o pracę. Przed podpisaniem oświadczenia że zapoznał się z regulaminem korzystania z komputerów służbowych i poczty e-mail pracownik powinien zażądać przedstawienia tego regulaminu i zapoznać się z nim. Nie powinien podpisywać oświadczenia bez zapoznania się z jego aspektami.

Czy pracodawca może odczytywać w prywatne wiadomości e-mail?

Pracodawca nie powinien czytać ani wykorzystywać informacji zawartych w prywatnych wiadomościach e-mail, nawet jeśli te zostały odebrane lub wysłane z użyciem służbowego komputera. Jednak zapis o takim wykorzystaniu elektronicznego sprzętu służbowego również powinien być ujęty w regulaminie korzystania ze sprzętu elektronicznego. Dobrym zwyczajem jest, aby wiadomości wysyłane z firmowej skrzynki email i/lub firmowego komputera miały w tytule słowo PRIV lub prywatna. To jest jednoznaczny sygnał dla pracodawcy, że nie powinien zapoznawać się z treścią takiej wiadomości.

Co jeśli pracodawca narusza warunki monitorowania pracowników

Jeśli pracodawca wykorzystuje monitoring korespondencji i używania sprzetu elektronicznego niezgodnie z zapisami regulaminu, to wtedy pracownik może wystąpić do sądu z roszczeniem o ochronę dóbr osobistych, zgodnie z art. 24 k.c. Jeśli pracodawca nadużywa form monitorowania pracowników, to pracownik ma prawo w takich wypadkach rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracodawcy. Mało tego, pracownik może wystąpić o roszczenie odszkodowawcze zgodnie z art. 55 k.p. Jeśli pracodawca naruszył tajemnicę korespondencji pracownika, to może zostać wszczęte przeciwko niemu postępowanie karne zgodnie z art. 267 kodeksu karnego. Jeśli pracodawca narusza prawa pracownicze, to może ponieść tego konsekwencje zgodnie z art. 218 k.k.